ポップアップストア・展示会の会場選びから開催まで｜主催者・ご担当者が知っておきたい準備の流れ

名古屋でポップアップストアや展示会を企画している主催者・ご担当者の方へ。会場選びは、日程・予算・社内の了承が絡むので、「いつ相談すればいいのか」「何を用意して問い合わせればいいのか」と迷うところです。

この記事では、名古屋・栄のアルベホール名古屋に実際に寄せられるご相談をもとに、会場への問い合わせから開催が決まるまでの流れと、それぞれの段階でご担当者がやっておくと進めやすいことをまとめました。

1. 会場への相談は、開催の約4か月前を目安に

ポップアップのご相談をいただく時期は案件によって違いますが、平均すると開催の4か月前くらいが中心です。1か月前のご相談もありますが、会期が1か月ほどの長期の催しでは、半年前からお問い合わせをいただくことが多くなります。

ご担当者がやること

• 開催の時期が見えてきたら、日程が固まる前でも一度会場に空き状況を確かめる
• 土日を含む日程は早めに埋まっていくので、候補の日をいくつか挙げておく
• 長期の会期（1か月ほど）なら、半年前を目安に動き始める

アルベホール名古屋のネット予約は利用日の1週間前からです。それより先のご予約は、2日間（終日）以上のご利用が対象で、お問い合わせから承ります。搬入から撤収まで数日にわたるポップアップや展示会は、ほとんどがお問い合わせからのご予約です。

2. 最初の問い合わせでは、日程と「やりたいこと」を伝える

最初のお問い合わせでいちばん多いのは、空き状況の確認です。サイトのカレンダーでも空き状況をお見せしていますが、念のための再確認も含めて、まず日程を確かめられる方が多いです。

意外かもしれませんが、料金のことは思ったより早くは聞かれません。それよりも先に、天井高や広さなどの会場の仕様、ハンガーラックや試着室などの什器の話になります。アルベホール名古屋は東京の主催者様のご利用が多く、東京の会場と比べると名古屋は料金を抑えやすいことも、その理由のひとつだと思います。

ご担当者がやること：問い合わせの時点で、次のことが分かっていると、会場側から具体的なお見積りやご提案をお返ししやすくなります。決まっていないところは「未定」で構いません。

• 催しの内容（ポップアップストア・展示会・展示販売会など）
• 日程の候補（搬入・営業・撤収の日を含めて）
• 来場の見込み（1日あたり何人くらいか）
• 必要な什器（ハンガーラック・試着室・テーブルなど）と、持ち込む予定のもの
• 見学の希望

3. 見学では、催しに合わせて確かめるところを決めておく

見学にお越しになる方が特に確かめるところは、催しの種類によってはっきり分かれます。

催し	見学で特に確かめられること
ポップアップストア	会場の雰囲気。自分たちのブランドの雰囲気と合うかどうか
展示イベント	実際の寸法。思い描いている展示の形が、この広さで成り立つか
ファンミーティング	お客様の流れ。どこから入っていただき、どう回って、どこから出ていただくか
絵画展	作品の設置。絵を掛ける位置、壁の使い方、天井から吊るす方法

見学にお越しになる方の多くは、ある程度候補を絞り込んでから来られます。そのため、見学のあとは高い確率でご利用が決まります。

ご担当者がやること

• 見学の前に、上の表のどれが自分たちの催しにとって大事かを決め、確かめたいことを書き出しておく
• 社内で説明するときのために、図面や写真で残しておきたいところを決めておく
• 見学は無料です。スタッフ同行・スタッフ不在（ご希望の時間に解錠）・オンライン（ビデオ通話）の3つから選べます。遠方の方は、オンラインの見学や360°ビューもお使いください

4. 見学から決定までは、平均1週間

見学のあと、ご利用が決まるまでは平均して1週間ほどです。

多くの場合、見学の前にお見積りをお出ししています。見学で会場を実際に確かめて納得していただき、それを会社に持ち帰って上司の方の了承を得る、という流れが多いようです。その間にも何度かやり取りがありますが、見学で聞きそびれたことや、足りなかった情報を補う内容がほとんどです。

ご担当者がやること

• 見学の前にお見積りを受け取っておき、見学では「お見積りの内容で催しが成り立つか」を確かめる
• 社内の了承にかかる日数を見込んで、日程を押さえるまでのスケジュールを組む
• 見学のあとで足りない情報に気づいたら、早めに会場へ問い合わせる

5. 準備で気をつけたいこと：壁に貼るテープ

これまで大きなトラブルはありませんが、ひとつ例があります。壁に一般の両面テープで貼り付けてしまい、はがせなくなってトラブルになったことがありました。

それ以来、壁に貼るときは指定の3M「コマンドタブ」をお使いいただくよう徹底しています。コマンドタブは、はがしたあとに壁に跡が残らないことを確かめているので、安心してお使いいただけます。指定以外のテープで壁を傷めた場合は、修繕費をご請求する場合があります。

ご担当者がやること：ポスターやパネルを壁に貼る予定があるなら、設営を担当する方や業者様にもこの決まりを伝え、コマンドタブを準備物に入れておく

6. 搬入から撤収までの時間割は

搬入・営業・撤収の時間の組み方（金曜の夕方に搬入して土日に営業する、など）は、「アルベホール名古屋の利用時間ガイド」で例を挙げて紹介しています。あわせてご覧ください。

運営者から：遠慮なくご相談ください

主催者様と打ち合わせを重ねるなかで、イベントがスムーズに進むのは、事前の打ち合わせや見学をしっかりされた主催者様です。

私たちもできるだけ多くの情報をお届けできるよう、サイトの中身を充実させていますが、聞いていただければ、お答えするだけでなく、ご提案もできます。社内で検討中の段階でも、気になることがあれば遠慮なくご相談ください。